001_Conheça os procedimentos relacionados ao Protocolo Central e em cada Secretaria na SDH:

1) Os usuários das unidades de Protocolo possuem privilégios para:


a. Incluir documentos externos mesmo sem o processo estar aberto na unidade de protocolo.
b. Reabrir o processo nas unidades em que já esteve aberto anteriormente.
c. Localizar, por meio de metadados, processos e documentos com Nível de Acesso Restrito.

2) Recebimento de correspondência e documentos em meio físico

No recebimento de correspondência e documentos externos, em meio físico, deverá ser verificada a seguinte rotina:

  • Receber os documentos, processos e correspondências, juntamente com a Guia de Remessa dos Correios ou com Recibo – para correspondências e processos entregues no guichê.
  • Conferir os documentos e processos comparando com a descrição contida na guia de remessa ou recibo.
  • Abrir os envelopes que não contiverem identificação expressa de sigilo, para providenciar a digitalização do conteúdo dos documentos ou processos recebidos e a respectiva alimentação das informações no SEI;

3) Lembre-se de que NÃO podem ser abertos:

  • Correspondência particular dirigida aos servidores e cujo assunto não se relacionar às funções e às atividades da instituição pública onde ele trabalha;
  • Correspondência, processo ou documento com indicação de sigilo expressa no envelope. Quem decide, a princípio, se a correspondência é sigilosa no envolpe é o remetente da documentação ou norma expressa publicada pelo órgão ou entidade;
  • Correspondência, processo ou documento de caráter licitatório.
    Se o envelope não puder ser aberto, tira-se cópia do envelope para recibo e envia-o para expedição.

4) Rotina geral detalhada de recebimento de documentos:

  • Verificar se os documentos e processos estão dirigidos à autoridade, servidor ou unidade da instituição.
  • Havendo anexos e apensos, verificar se eles correspondem ao setor e ao assunto declarado.
  • Verificar se os documentos contêm informações básicas do remetente. Caso eles sejam provenientes de uma pessoa física, analisar se esta pessoa relaciona-se com as atividades e funções da instituição. Se a documentação originar-se de uma pessoa jurídica, fazer a mesma análise.
  • No caso da não localização do destinatário, o envelope recebe o carimbo “DEVOLUÇÃO DE CORRESPONDÊNCIA”, devendo ser devolvido ao remetente.
  • Conferir e atestar o recebimento da documentação. Caso não haja conformidade, os documentos serão devolvidos. Recomenda-se não deixar esta tarefa para depois, para que não ocorram transtornos no fluxo documental.
  • Quando se tratar de recebimento de documentação externa, assinar o recibo e identificá-lo com carimbo ou nome e matrícula legíveis.
  • Devolver o recibo ao entregador.
  • Registrar no documento a hora do recebimento por meio do relógio-datador.
  • Encaminhar a documentação para triagem.

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