Fluxo 002.1 - SEI

Seguem algumas informações sobre os fluxos estabelecidos para a implantação do SEI. Pedimos que, por gentileza, essas informações sejam disseminadas entre os servidores e colaboradores do Ministério.

1)   Documentos externos: Todos os documentos recebidos pelo Ministério em meio físico serão recepcionados pelo Protocolo Geral, localizado no 9º andar. O Protocolo será responsável pela digitalização e pela remessa de cada documento à Chefia de Gabinete da área destinatária, por meio do SEI.

As Chefias de Gabinete, portanto, receberão do Protocolo Geral os documentos digitais avulsos (fora de processos) e serão responsáveis por encaminhá-los eletronicamente às áreas destinatárias. Após o recebimento do documento, caberá à área identificar a qual processo aquele documento se refere.  Se o processo tiver sido digitalizado e inserido no SEI, a área deverá anexar o documento avulso ao processo identificado. Se o documento avulso fizer parte de um processo que não foi digitalizado anteriormente,  a área deverá digitalizá-lo e inclui-lo no SEI, conforme fluxo abaixo, para então adicionar eletronicamente o documento avulso.

2)   Fluxo de digitalização de processos existentes no Ministério: a partir de 4 de Abril, nenhum documento tramitará em meio físico no Ministério; dessa forma, para realizar qualquer movimentação ou inclusão de documentos em um processo existente, será necessário digitalizá-lo e inclui-lo no SEI.

A digitalização de processos deverá ser feita ou solicitada ao apoio de cada secretaria, pela área que está com a carga processual, independentemente do setor em que o processo tenha sido aberto. Em cada secretaria haverá um APOIO –  centrais de digitalização equipadas com scanners de alta e de média produção. Essas centrais serão operadas por servidores ou prestadores indicados por cada Secretaria para digitalização dos documentos das suas áreas, durante o período de implantação do SEI.

A área responsável pelo processo físico, criará o processo no SEI e encaminhará eletronicamente uma Solicitação de Digitalização ao apoio. Nesse encaminhamento, a área manterá o processo na sua unidade dentro do SEI, para que visualize quando o processo em PDF for inserido. Após o trâmite da solicitação no SEI, a área deverá levar o processo físico para o apoio. Ao recebê-lo, o apoio dará ciência no SEI, para notificar o recebimento do processo em meio físico.

Durante o processo de digitalização, o apoio deverá executar os seguintes passos:

I  – Higienização do Processo, que consiste na verificação rigorosa do aspecto físico do documento, observando se existe algum tipo de objeto metálico, dobraduras ou post it, isto é, observar  tudo que possa prejudicar a digitalização do documento ou danificar a máquina de scanner;

II – Digitalização;

III-  Identificação na capa do processo com a etiqueta “Digitalizado” (as etiquetas serão fornecidas pela SGPDH). O objetivo desse procedimento é marcar o processo, evitando que esse seja duplamente incluído no SEI.

Os scanners enviarão o processo digitalizado para uma pasta compartilhada na rede da SDH, que será diariamente esvaziada. Por essa razão, tão logo seja feita a digitalização, o APOIO deverá inserir o processo no SEI e concluir o processo em sua unidade. O processo físico também será devolvido à área para que possa ser adicionado o Termo de Encerramento de Trâmite Físico ao processo.

3) Termo de Encerramento de Trâmite Físico: no caso dos processos que já existem no Ministério, o servidor que solicitou a digitalização do processo, antes de retirá-lo de sua carga por meio do SEI, deverá certificar-se de que a versão digital corresponde àquela física e declará-lo por meio da assinatura digital do Termo de Encerramento de Trâmite Físico, documento disponível entre os modelos de documentos no SEI. Esse documento deverá ser impresso e anexo como última folha do processo físico. Com isso, a versão física  estará encerrada.

No caso dos documentos externos, o Termo de Encerramento de Trâmite Físico será dada por servidor lotado no Protocolo Geral, através de recurso digital próprio para essa finalidade, após digitalização de cada documento recebido.

5) Arquivamento dos documentos físicos: Após inclusão no SEI e encerramento do trâmite físico dos processos pré-existentes no Ministério, esses deverão ser temporariamente mantidos sob a guarda do servidor que assinou o Termo de Encerramento de Trâmite Físico. Em momento posterior, será solicitado que esses processos sejam remetidos ao arquivo central, que irá catalogá-los e armazená-los de forma adequada, pelo tempo legalmente determinado.

No caso dos documentos externos, o Protocolo Geral se encarregará de guardá-los até que possam ser remetidos ao arquivo central.

6)  Redação de documentos novos: Todos os documentos novos tramitados no Ministério (memorandos, despachos, Notas Técnicas e etc), a partir de 1º de julho, serão redigidos dentro do SEI. Para dar celeridade à produção desses documentos, é possível inserir no sistema modelos daqueles mais comumente tramitados por cada área.  Até o momento, foram inseridos no SEI os seguintes modelos: Ofício, Memorando, Parecer, Portaria, Nota Técnica, Despacho, Termo de Encerramento de Trâmite Físico e formulários específicos da área de Gestão de Pessoas e da Ouvidoria Nacional de Direitos Humanos.

 

Observações importantes:

  1. Somente serão incluídos no SEI documentos digitalizado em formato OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres), gerados por scanner com tecnologia específica. Dessa forma, não serão utilizados os scanners antigos existentes no Ministério.
  2. O Termo de Encerramento de Trâmite Físico somente pode ser assinada por servidor público.
  3. Central de Atendimento SEI – Atendimento presencial na sala da assessoria da SGPDH e por meio do Ramal 3002
  4. Em anexo segue o Fluxograma da Rotina de Protocolo e Digitalização para ajudar na visualização dos procedimentos.
  5. Os casos excepcionais serão tratados e definidos entre a área/unidade com as Secretarias e Chefias de Gabinete responsáveis.

Rotina Protocolo