Lembre-se: tudo no SEI vira um processo de trabalho. O usuário deverá criar um processo para depois inserir um memorando, ofício, parecer etc.

Dica 1) Como iniciar um processo?

Passo 1 – Escolha o tipo de processo de trabalho desejado. O SEI organizará os processos mais utilizados por você e para visualizar todos os tipos de processos você deverá clicar no ícone “exibir todos os tipos

Passo 2 – Preencha os campos para a criação do processo e não se preocupe com a Classificação por Assuntos, este será preenchido automaticamente pelo sistema de acordo com o tipo de processo

Passo 3 – Se for um novo processo, marque a opção “automático” para que o SEI crie o processo com um novo Número Único de Protocolo (NUP) ou a opção “informado” para um processo já existente

Passo 4 – Preencha o campo de Especificação, para que facilite a busca pelo processo de acordo com a descrição ou assunto que o processo se refere

Passo 5 – Selecione o nível de acesso de acordo com o assunto e salve

Dica 2) Como incluir documentos ao processo?

Passo 1 – Selecione o ícone “incluir documento” na tela do processo

Passo 2 – Escolha o tipo de documento desejado. Para visualizar todos os tipos, selecione o ícone “exibir todos os tipos

Passo 3 – Preencha os dados para o cadastro do documento. No Texto inicial você poderá escolher um “documento favoritado” (Documento Modelo) pela área que o criou, um texto simples (Texto Padrão) ou um novo documento (Nenhum)

Passo 4 – Selecione o nível de acesso ao documento de acordo com o tipo de processo gerado e se o documento tiver qualquer restrição, deve ser relacionada à Hipótese Legal.

Lembrete: As modificações no cadastro do documento são feitas por meio do ícone “Consultar/Alterar documento”

Dica 3) Como incluir um documento que não foi gerado pelo sistema?

Passo 1 – Um documento que não foi gerado pelo sistema é chamado: “documento externo

Passo 2 – Selecione em tipo de documento, a primeira opção: “externo”.

Passo 3 – É necessário gerar o documento e preencher adequadamente as informações com o nome ou número que deva aparecer na árvore do processo.

Dica: O campo nome na árvore poderá ser o complemento do tipo. Por exemplo: Manual no tipo do documento e “do SEI” no campo nome na árvore.

Passo 4 – O próximo passo é fazer o upload do arquivo desejado, e confirmar os dados contidos no documento. Lembrando que o limite para o arquivo é de 100mb.

Lembrete: é possível anexar um documento para cada externo.

Dica 4) Como editar um documento?

Passo 1 – Selecione o ícone “editar conteúdo” disponível na barra de menu da tela de documento. Na tela que será aberta pelo sistema poderão ser editados os textos. Sendo permitido a inclusão de links, e a importações de textos em formatos do Word.

Passo 2 – Selecione “salvar”.

Lembretes:

  • Edições de documentos são permitidas apenas por usuários da unidade geradora.
  • Documentos eletronicamente assinados podem ser editados apenas, quando a caneta ainda estiver na cor amarela.

 

Dica 5) Como excluir um documento?

Passo 1 – Selecione o ícone “excluir documento” quando disponível

Lembretes:

  • O ícone estará disponível apenas quando o documento não estiver assinado ou a caneta ainda estiver na cor amarelo.
  • Quem pode excluí-lo? Usuários da unidade que criou o documento.
  • Depois de tramitado, o documento não poderá mais ser apagado.

a1. Documento gerado e não assinado pode ser excluído pela unidade elaboradora. Documento que ainda não foi assinado é considerado minuta e pode ser excluído, ainda que tenha sido incluído em bloco de reunião e, assim, visualizado por outras unidades;

b1. Documento gerado assinado e ainda com a caneta em amarelo pode ser excluído pela unidade elaboradora. A caneta de indicação de assinatura fica em amarelo até que o documento tenha seu primeiro acesso por usuário de outra unidade ou quando o processo é enviado para outra unidade.

c1. Documento externo assinado e ainda com a caneta em amarelo pode ser excluído pela unidade que o incluiu no processo.

d1. Documento externo não assinado pode ser excluído pela unidade que o incluiu no processo, mesmo quando o processo já estiver aberto para múltiplas unidades ou mesmo se o documento já tiver sido acessado por usuários de outras unidades, até o envio do processo para outra unidade. Após o envio do processo para outra unidade, mesmo exibindo o ícone “Excluir” no acesso ao documento, o sistema não permite sua exclusão, avisando que o “Documento externo já tramitou”.

Dica 6) Como cancelar um documento já assinado?

Passo 1 – É necessário selecionar o documento, e clicar no ícone “cancelar documento

Passo 2 – No próximo passo, informe o motivo pelo qual deseja cancelar o documento

Lembretes:

  • O documento que estiver assinado, apenas poderá ser cancelado pela unidade geradora do documento.
  • Após o cancelamento, o documento continuará visível na árvore, porém com o conteúdo inacessível.

 

Dica 7) Como assinar documentos?

Passo 1 – Clique no documento e selecionar o ícone “assinar documento”

Passo 2 – Selecione a função na barra de rolagem do campo “cargo/função” que deverá estar cadastrada e disponível para a área

Passo 3 – Preencha o campo “senha” ou via token.

Lembretes:

  • Um documento pode ter quantas assinaturas forem necessárias
  • Um documento pode receber assinaturas de outras unidades, basta incluir o documento em um bloco de assinatura.
  • As informações sobre as assinaturas podem ser vistas clicando no ícone da caneta
  • Os cargos/funções são relacionados à área e não a pessoas

Dica 8) Como enviar um processo para outra unidade?

Passo 1 – É necessário clicar no número do processo

Passo 2 – Após isto, basta clicar no ícone: “enviar processo” e informe a(s) unidade(s) de destino do processo. Você poderá digitar partes do nome da unidade ou da sigla.

Passo 3 – Um processo pode ser enviado para outra unidade, e continuar aberto na unidade atual. Para isto, basta marcar a opção “Manter processo aberto na unidade atual

Passo 4 – O processo que não for mantido aberto na unidade, não ficará disponível para a visualização em “controle de processos”. Você enviará o processo concluindo na sua área.

Lembrete: ao clicar no número do processo, é possível, na janela da direita, visualizar as unidades nas quais o processo esteja aberto.

Dica 9) Trâmite de Processos com retorno programado

a) envio à unidade errada de processo com retorno programado

Quando do envio equivocado de processo à uma unidade, tenha este processo um retorno programado ou não, recomenda-se a devolução do processo para o remetente. Isto já “retira” o retorno programado e permite que o remetente encaminhe o processo para a unidade correta.

 

Alternativamente, pode-se solicitar ao remetente que exclua o retorno programado, tal que a própria unidade errada possa encaminhar o processo para a unidade correta. Não é aconselhado que o usuário da unidade “errada” conclua o processo para que não gere uma informação falsa na estatística do processo. A base de conhecimento é uma forte aliada para o trâmite correto do processo.

Dica

  • É interessante que a unidade que devolve o processo registre no andamento (“Atualizar Andamento”) a situação de devolução do processo por equívoco na Tramitação.
  • Não é aconselhado o uso do retorno programado para o envio a unidades que fazem somente o “roteamento”, sem qualquer atividade no processo.

 

Dica 10) Qual a diferente entre os Blocos de Assinatura, Interno e o de Reunião?

  • O bloco de assinatura permite reunir vários documentos para assinatura de servidores de outras unidades. Permite-se também compartilhar minutas e editá-las.
  • O bloco interno organiza conjuntos de processos que possuam alguma ligação entre si. É uma organização interna, somente visível pela unidade.
  • Já o bloco de reunião possibilita que uma unidade disponibilize processos para conhecimento de outras unidades, sem a necessidade de que estas unidades tenham uma autuação formal sobre o processo.

Dica 11) Bloco de Assinatura

Passo 1 – Os usuários com acesso em unidade diferente de quem gerou o processo podem assinar e/ou editar um documento por meio do Bloco de Assinatura.

Passo 2 – É necessário selecionar o documento e clicar no ícone “incluir em Bloco de Assinatura

Passo 3 – Depois basta selecionar o bloco existente no campo de seleção e clicar em incluir. Se for necessário criar um bloco, clique em “Novo

Passo 4 – Para que alguém de outra unidade possa assinar, o bloco terá que ser disponibilizado antes. Para isto basta clicar em “Ir para Bloco de Assinatura” e depois em “Disponibilizar Bloco

Lembrete: A linha mudará de cor e o número do bloco ficará vermelho, neste momento há indicação que o bloco já está disponível para assinatura por outra unidade.

Dica 12) Como inserir um processo em bloco interno?

Passo 1 – Clique no número do processo e no ícone “incluir em bloco”, na tela “controle de processos” ou na tela do processo.

Passo 2 – Na tela que mostra todos os blocos abertos na unidade, selecione o bloco desejado. Neste momento, você poderá criar novos blocos internos.

Passo 3 – Selecione “ok” e os processos serão incluídos nos blocos selecionados.

Lembretes:

  • O bloco interno só pode ser visualizado pela unidade.
  • Para visualizar o bloco selecionado, é necessário clicar em “bloco interno” no menu principal.
  • É possível incluir vários processos em um mesmo bloco.
  • Os blocos servem para a organização interna da área.

Dica 13) Bloco de Reunião

Passo 1 – Clique no número do processo e depois no ícone “Incluir em Bloco“. Deve-se selecionar agora o Bloco de Reunião existente ou criar um novo Bloco.

Passo 2 – O Bloco de Reunião deverá ser disponibilizado para as área(s). Depois disto, selecione o bloco desejado e clique em “ok”.

Passo 3 – Você poderá incluir um ou mais processos em um Bloco

Lembrete:

  • Somente as áreas com disponibilização poderão enxergar o processo no bloco
  • É possível incluir anotações no bloco de reunião

Dica 14) Como anexar um processo a outro?

Passo 1 – Para anexar é necessário saber o número do processo que será anexado.

Passo 2 – Ao abrir o processo “mãe”, que receberá o processo “filho”, selecione o ícone: “anexar processo”.

Passo 3 – Informe o numero do processo a ser anexado e clique em “pesquisar”.

Passo 4 – Logo após, é necessário clicar em “anexar”.

Lembrete: O SEI informará que essa ação não poderá ser desfeita, e então é necessário clicar em “ok”.

 

Dica 15) Como enviar e-mails pelo o SEI?

Passo 1 – Clique no número do processo e selecione o ícone “enviar correspondência eletrônica”.

Passo 2 – Ou, clique no documento desejado e selecione o ícone “enviar documento por correio eletrônico”. Nos dois casos é exibida uma tela que permite a anexação de arquivos externos ou a seleção de documentos assinados para serem enviados por e-mail.

Passo 4 – Selecione os documentos que deseja enviar na caixa de seleção exibida nos mesmos ou faça o upload dos arquivos a serem enviados juntos com a mensagem.

Lembrete: Vale lembrar que o e-mail ficará salvo no processo, com os dados de quem enviou e o seu conteúdo.

Dica 16) Como disponibilizar acesso externo ao processo?

Passo 1 – Clique no número do processo e selecionar o ícone “gerenciar disponibilizações de acesso externo”. Este procedimento é indicado para os interessados no processo.

Passo 1 – Informe o motivo e o prazo do acesso.

Passo 2 – Digite a sua senha de acesso ao SEI e clique em “Disponibilizar

Passo 3 – O usuário externo receberá um e-mail contendo o link de acesso ao processo.

Passo 4 – No link disponibilizado ao usuário, será exibida uma mensagem ao usuário confirmando o seu acesso.

Lembrete:

  • Somente os documentos assinados e externos poderão ser visualizados.
  • A qualquer momento, a critério da área responsável, o acesso poderá ser cancelado