1) Como será o fluxo de entrada dos processos e documentos físicos no Ministério?

Todos os físicos entrarão pelo Protocolo de cada Secretaria (Setoriais). Será criado o processo no SEI,  será feito o escaneamento e subirá(ão) o(s) PDF(s) no Sistema, após este procedimento o processo será enviado à área responsável, e o físico encaminhado ao Arquivo que receberá o tratamento devido de acordo com o seu assunto e tabela de temporalidade.

2) Como será o procedimento de escaneamento dos processos impressos, em suporte papel, correntes?

As áreas que estiverem com os processos ou documentos avulsos em papel serão responsáveis pelo seu escaneamento. No momento em que houver a necessidade de tramitação do processo e criação de um novo documento, agora eletrônico, o processo deverá ser inserido no SEI, como documento externo, e em formato PDF OCR (pesquisável).

Desta forma, a área fará o escaneamento, em scanner com OCR, e “subirá” (upload) o arquivo no SEI, informando o seu NUP (Número Único de Protocolo) já existente.

Após o escaneamento deve-se adesivar o processo ou documento avulso com etiqueta própria, informando assim que o processo ou documento avulso já foi escaneado, com a data e o respectivo responsável.

Conforme necessidade da área, o processo poderá ser encaminhado para o local exclusivo para escaneamentos, chamado de ilha de digitalização. Neste local, o responsável pelo escaneamento fará o procedimento descrito acima, com uma solicitação formal referente à necessidade de escaneamento do processo.

3) Como enviar o processo em suporte papel à ilha de digitalização, qual será o padrão da solicitação e quem ficará responsável?

A área deverá criar o processo no SEI e inserir o tipo de documento “Solicitação de digitalização” e enviar para a unidade no SEI que está como ilha de digitalização. A unidade remetente deverá deixar “aberto” o processo também em sua área para posterior conferência do escaneamento realizado. O tipo de documento “Termo de encerramento de trâmite físico” deverá também ser inserido ao processo e assinado por um servidor público na área.

4) Após o escaneamento como será feito o controle dos processos já escaneados?

Os processos (capa) ou documentos avulsos em suporte papel deverão receber etiqueta própria, identificando assim que já foram escaneados.

5) O protocolo central ficará responsável por todos os escaneamentos?

Todos não. As unidades administrativas deverão cooperar com a atividade. As áreas que estarão com os scanners farão os escaneamentos dos processos correntes que no momento da necessidade de sua tramitação. Vale lembrar que esta atividade é uma necessidade de todo o Ministério, desta forma, todos deverão ajudar. Alguns, com recursos humanos e outros com equipamentos.

Os processos físicos externos, que entrarão pelo protocolo, serão escaneados pela área. O protocolo receberá o físico, criará o processo no SEI e também entregará à pessoa responsável o tipo de documento “Recibo de protocolo” preenchido com os dados do documento ou processo que foi entregue no protocolo. Após este procedimento, o protocolo incluirá o tipo de documento “Termo de encerramento de trâmite físico” que receberá a assinatura de um servidor público na área.

6) Os processos em papel correntes ficarão aonde após o escaneamento?

1) Na unidade administrativa que ocorreu o seu último trâmite, até o momento que seja enviado ao Arquivo, conforme a sua tabela de temporalidade;

2) Os processos ou documentos impressos, em suporte papel, que entrarão pelo protocolo, deverão ser enviados para a área de Arquivamento (corrente e intermediário) após a rotina e frequência definidas pela área.

7) Como serão as entradas dos físicos nos diversos protocolos nas Secretarias?

Continuarão da mesma forma que hoje. Porém, no caso da SEPPIR, não havendo necessidade do trâmite físico do Bloco A às unidades da 514 Norte, somente em casos de necessidade de conferência de autenticidade do documento em PDF com o processo em suporte papel.

8) Onde ficarão os processos físicos que entrarão via protocolo das demais Secretarias?

Deverão ser arquivados em área com capacidade de guarda e tratamento documental. Esta área guardará os processos ou documentos avulsos, em suporte papel, em sua fase intermediária e permanente.

9) Haverá quantos protocolos no Ministério? No SEI teremos caixas de entradas para cada protocolo ou somente um protocolo central?

No SEI haverá somente uma unidade virtual chamada de Protocolo. Todos os usuários, lotados nos protocolos das demais Secretarias, com perfil de protocolo, terão acesso à esta unidade virtual.

10) Como funcionará o NUP (Número Único de Protocolo)? Teremos uma única unidade de protocolo identificando todo o Ministério?

O Número Único de Protocolo deverá identificar o Ministério conforme orientações pelo link http://www.comprasgovernamentais.gov.br/paginas/comunicacoes-administrativas/numero-unico-de-protocolo-nup

No SIORG, o Ministério é identificado com o Código:208423

https://siorg.planejamento.gov.br/siorg-cidadao-webapp/pages/listar_orgaos_estruturas/listar_orgaos_estruturas.jsf#bxResultado

Porém, este código só será obrigatório em janeiro de 2018, com o novo formato do NUP para 21 dígitos. A SDH hoje utiliza o identificador único 00005, como unidade protocolizadora, em seus processos, como o exemplo: 00005.201111/2016-67, com 17 dígitos. Esta decisão foi definida em Comitê, antes tínhamos diversos números identificadores das unidades que poderíam autuar os processos.

11) Considerando que boa parte da produção deste setor vem através de planilhas e textos, pergunto se ainda serão utilizados editores de texto e planilha(word, excel…) ou o sistema SEI já possui?

Continuaremos utilizando editores. Porém, recomenda-se, para a criação de documentos natos digitais, o uso do editor que existe no SEI (Ck Editor). Por quê? A criação de documentos com o próprio editor e com os tipos de documentos já formatados, além de facilitar a sua criação e agilidade, possibilita que o documento seja criado em um formato Html, formato este que trará leveza à sua armazenagem, além de facilidade para a sua visualização em qualquer navegador e podendo, em muitos casos, favoritá-lo para que seja reaproveitado por usuários da mesma área. Porém, como todo editor de página web, ele possui algumas limitações, mas, as principais ações e recursos, já se encontram disponíveis, como por exemplo: criação de tabelas, formatações de títulos, subtítulos, numerações, imagens e marcações.

Em complemento à pergunta, todos os tipos de documentos podem ser inseridos no SEI (planilhas etc), porém, conforme as orientações da ePING (Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico) alguns formatos são recomendados para garantia de uma leitura futura, como por exemplo o PDF-A. Desta forma, algumas extensões de documentos estarão liberadas no SEI deste Ministério e outras, como o .docx, estarão desabilitadas por não garantirmos, pela ePING, que em futuro próximo, este documento possa ser lido adequadamente em qualquer programa.

12) O sistema permite alteração ou exclusão dos documentos inseridos? Em caso positivo, de que forma a alteração e/ou exclusão poderá ser executada e por quem? O sistema possui níveis de acesso diferenciado?

A unidade administrativa que criou o documento poderá alterá-lo a qualquer momento até efetuada alguma assinatura nele. Ou seja, até a sua fase como Minuta o documento aceitará edições e exclusões, como é feito hoje com o papel. Vale lembrar que, nenhuma área, diferente da geradora do documento poderá interferir no mesmo. Somente por um mecanismo chamado de Bloco de Assinatura, é que a área geradora poderá coletar contribuições de uma outra área para a qual o Bloco foi disponibilizado. Desta forma, após uma assinatura, nenhum documento poderá ser alterado ou excluído, por nenhum perfil do sistema (Administrador etc), somente cancelado e para esta opção o documento permanecerá no processo, com tarja própria, com o motivo expresso de seu cancelamento.

Em complemento à dúvida, o SEI também possui um sistema de versionamento dos documentos gerados, ou seja, para cada clique em “salvar” o editor gera uma versão, desta forma os usuários com acesso à área poderão trabalhar em um mesmo documento e após as contribuições poderão utilizar a versão que mais seja adequada ao teor do documento final. O sistema possui níveis de acesso sim, porém para algumas funções específicas.

13) Como serão inseridos no sistema os documentos digitais como a publicação no D.O.U. , e-mails, documentos  como termo de homologação e propostas de empresas inseridas no Comprasnet?

Como já foi dito, qualquer documento poderá ser inserido no SEI. Recomenda-se por exemplo que os e-mails sejam exportados para PDF e sejam inseridos no SEI como “E-mail” ou criado um tipo de documento “E-mail” e pelo próprio editor do SEI seja copiado o seu conteúdo através do programa de e-mail e transferido o seu conteúdo para o SEI. Todos os documentos gerados em programas externos ao SEI devem ser exportados/impressos em PDF para que seja garantida a continuidade de sua leitura por um longo período de tempo, de acordo com as recomendações da ePING.

14) Caso haja necessidade, como se procederá a emissão de documentos físicos, tais como oficio e contrato?

Em alguns casos, quando o destinatário requerer, há impressão ainda de documentos e enviados pela forma tradicional. Porém, atualmente, os Ofícios, como foram citados, são enviados pelo SEI como também o acesso a processos com contratos por exemplo. A título de exemplo, a área responsável pelo contrato, pode permitir o acesso ao(s) Interessado(s) pelo processo, a documentos assinados, que possuem efeitos administrativos. É um procedimento simples, um link é enviado ao e-mail de quem é de fato o interessado pelo processo que pediu o acesso, com prazo determinado e exposição dos motivos para esta liberação.In this recommendation we have the needyeezy boost 350 blacknmd r1 adidasblack yeezy boost 350nmd r1 camo redjordan westbrook 0puma x
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