Documento GTSEI

As reuniões começaram no dia 27 de Janeiro, às 14h, com o primeiro encontro dos membros do Grupo de Trabalho responsável pela implantação do SEI no Ministério. Os números a seguir são resultados do trabalho da equipe nesta primeira semana de atividade para levantamento dos números necessários à estratégia de implantação do SEI no Ministério.

A segunda reunião aconteceu no dia 3 de Fevereiro e o foco foi sobre os processos de trabalho que existem no SEI atualmente. O que precisa ser atualizado, alterado ou adicionado para atender às necessidades de todo o Ministério.

 

1) Como será o fluxo de entrada dos processos e documentos físicos no Ministério?

Todos os físicos entrarão pelo Protocolo. Será criado o processo no SEI, será feito o escaneamento e subirá(ão) o(s) PDF(s) no Sistema, após este procedimento o processo será enviado à área responsável, e o físico encaminhado ao Arquivo que receberá o tratamento devido de acordo com o seu assunto e tabela de temporalidade.

2) Como será o procedimento de escaneamento dos processos impressos, em suporte papel, correntes?

As áreas que estiverem com os processos ou documentos avulsos em papel serão responsáveis pelo seu escaneamento. No momento que houver necessidade de tramitação do processo e criação de um novo documento, agora eletrônico, o processo deverá ser inserido no SEI, como documento externo, e em formato PDF (pesquisável).

Desta forma, a área fará o escaneamento, em scanner com OCR, e “subirá” (upload) o arquivo no SEI, informando o seu NUP (Número Único de Protocolo) já existente. Após o escaneamento deve-se adesivar o processo ou documento avulso com etiqueta própria, informando assim que o processo ou documento avulso já foi escaneado, com a data e o respectivo responsável.

Conforme necessidade da área, o processo poderá ser encaminhado para o local exclusivo para escaneamentos, chamado de ilha de digitalização. Neste local, o responsável pelo escaneamento fará o procedimento descrito acima, com uma solicitação formal referente à necessidade de escaneamento do processo.

3) Como enviar o processo em suporte papel à ilha de digitalização, qual será o padrão da solicitação e quem ficará responsável?

A área deverá criar o processo no SEI e inserir o tipo de documento “Solicitação de digitalização” e enviar para a unidade no SEI que está como ilha de digitalização. A unidade remetente deverá deixar “aberto” o processo também em sua área para posterior conferência do escaneamento realizado. O tipo de documento “Termo de encerramento de trâmite físico” deverá também ser inserido ao processo e assinado por um servidor público na área.

4) Após o escaneamento como será feito o controle dos processos já escaneados?

Os processos (capa) ou documentos avulsos em suporte papel deverão receber etiqueta própria, identificando assim que já foram escaneados.

5) O protocolo central ficará responsável por todos os escaneamentos?

Todos não. As unidades administrativas deverão cooperar com a atividade. As áreas que estarão com os scanners farão os escaneamentos dos processos correntes que no momento da necessidade de sua tramitação, farão o procedimento de escaneamento. Vale lembrar que esta atividade é uma necessidade de todo o Ministério e somente quando houver necessidade de encaminhamentos nos processos, desta forma, todos deverão ajudar. Alguns, com recursos humanos e outros com equipamentos.

Os processos físicos externos, que entrarão pelo protocolo, serão escaneados pela área. O protocolo receberá o físico, criará o processo no SEI, informando o seu NUP, irá inserir e também entregará à pessoa responsável o tipo de documento “Recibo de protocolo” preenchido com os dados do documento ou processo que foi entregue no protocolo. Após este procedimento, o protocolo incluirá o tipo de documento “Termo de encerramento de trâmite físico” e receberá assinatura de um servidor público na área.

6) Os processos em papel correntes ficarão aonde após o escaneamento?

1) Na unidade administrativa que ocorreu o seu último trâmite, até o momento que seja enviado ao Arquivo, conforme a sua tabela de temporalidade;

2) Os processos ou documentos impressos, em suporte papel, que entrarão pelo protocolo, deverão ser enviados para a área de Arquivamento (corrente e intermediário) após a rotina e frequência definidas pela área.

7) Como serão as entradas dos físicos nos diversos protocolos nas Secretarias?

Continuarão da mesma forma que hoje. Porém, no caso da SEPPIR, não havendo necessidade do trâmite físico do Bloco A às unidades da 514 Norte, somente em casos de necessidade de conferência de autenticidade do documento em PDF com o processo em suporte papel.

8) Onde ficarão os processos físicos que entrarão via protocolo das demais Secretarias?

Deverão ser arquivados em área com capacidade de guarda e tratamento documental. Esta área guardará os processos ou documentos avulsos, em suporte papel, em sua fase intermediária e permanente.

9) Haverá quantos protocolos no Ministério? No SEI teremos caixas de entradas para cada protocolo ou somente um protocolo central?

No SEI haverá somente uma unidade virtual chamada de Protocolo. Todos os usuários, lotados nos protocolos das demais Secretarias, com perfil de protocolo, terão acesso à esta unidade virtual.

10) Como funcionará o NUP (Número Único de Protocolo)? Teremos uma única unidade de protocolo identificando todo o Ministério?

O Número Único de Protocolo deverá identificar o Ministério conforme orientações pelo link http://www.comprasgovernamentais.gov.br/paginas/comunicacoes-administrativas/numero-unico-de-protocolo-nup

No SIORG, o Ministério é identificado com o 208423

https://siorg.planejamento.gov.br/siorg-cidadao-webapp/pages/listar_orgaos_estruturas/listar_orgaos_estruturas.jsf#bxResultado

Porém, este código só será obrigatório em 2018 com o novo formato do NUP para 21 dígitos. A SDH hoje utiliza o identificador 00005, como unidade protocolizadora, em seus processos como o exemplo: 00005.201111/2016-67. Esta decisão foi definida em Comitê, antes tínhamos diversos números identificadores das unidades que poderíam autuar os processos.

 

 

 

– SEPPIR – A definir

– SPM – A definir

– SNJ – A definir

 

Informações SDH SEPPIR SPM SNJ
1) Servidores e Colaboradores 498 156 189 25
2) Servidores e Colaboradores no Protocolo 6 3 7 2
3) Usuários Externos que mantêm alguma relação com as Secretarias
520 Pessoas 25 Estados 180
4) Processos / documentos físicos que entram pelo Protocolo (ao dia) 50 a 70 46 5
5) Processos / documentos em trâmite nas áreas (correntes) 3.789 (eletrônicos) e não há físicos em trâmite 494 1.949 (volumes)1.059 (processos) 180
6) Scanners com OCR 33 0 0
7) Ilhas de Digitalização 3 0 0

 

Números SEI
Secretaria de Direitos Humanos – SDH
5.574 Processos / Documentos físicos que entraram pelo Protocolo Central desde 1º de Julho

Tipos de Processos SDH

  1. Acesso à Informação: Demanda do e-SIC
  2. ASJUR: Demanda interna
  3. ASJUR: Órgãos externos
  4. Compras e Contratações Públicas: Adesão
  5. Compras e Contratações Públicas: Dispensa
  6. Compras e Contratações Públicas: Inexigibilidade
  7. Compras e Contratações Públicas: Participação
  8. Compras e Contratações Públicas: Pregão
  9. Comunicação: Comunicados e Informes
  10. Comunicação: Manifestação, Moção e/ou Posicionamento
  11. Comunicação: Publicidade Institucional
  12. Comunicação: Publicidade Legal
  13. Consultorias: área meio: Execução
  14. Consultorias: área meio: Prestação de Contas
  15. Contabilidade: Análise Contábil
  16. Contabilidade: Conformidade de Gestão
  17. Contabilidade: Encerramento do Exercício
  18. Contabilidade: Normatização Interna
  19. Contabilidade: Prestação de Contas
  20. Convênios / Parcerias: área meio: Execução
  21. Convênios / Parcerias: área meio: Prestação de Contas
  22. Cooperação Internacional: Carta Acordo
  23. Cooperação Internacional: Contratação de Pessoa Física
  24. Cooperação Internacional: Contratação de Pessoa Jurídica
  25. Cooperação Internacional: PRODOC
  26. Demanda Externa: Ministério Público
  27. Demanda Externa: Órgãos de Controle
  28. Finalístico: Ações de Articulação
  29. Finalístico: Aç��������������������es de Promoção e Defesa de Direitos Humanos
  30. Finalístico: Ações de Redução de Violação
  31. Finalístico: Ações Educativas
  32. Finalístico: Acompanhamento das Propostas Legislativa e Demandas Externas
  33. Finalístico: Acompanhamento de Caso
  34. Finalístico: Acompanhamento de Crian��as e Adolescentes Brasileiros no Exterior
  35. Finalístico: Acompanhamento de Vítimas e Testemunhas
  36. Finalístico: Análise de Legislação
  37. Finalístico: Aplicação de Fundo
  38. Finalístico: Atribuições e Fluxos de Trabalho dos Conselheiros Tutelares
  39. Finalístico: Busca e Localização de Desaparecidos Políticos
  40. Finalístico: Cadastro de Coordenadores: Comitês, Grupos de Trabalho, Colegiados, Conselhos
  41. Finalístico: Capacitação e Formação em Direitos Humanos
  42. Finalístico: Conferência Nacional
  43. Finalístico: Consultoria: Execução
  44. Finalístico: Consultoria: Prestação de Contas
  45. Finalístico: Convênio/ Parceria: Execução
  46. Finalístico: Convênio/ Parcerias: Prestação de Contas
  47. Final��stico: Convênios/Parcerias: Programas de Proteção: Execução
  48. Finalístico: Convênios/Parcerias: Programas de Proteção: Prestação de Contas
  49. Finalístico: Cooperação Extra Convencional
  50. Finalístico: Cooperação Jurídica Internacional
  51. Finalístico: Cooperação Nacional/ Internacional
  52. Finalístico: Cooperação Técnica
  53. Finalístico: Criaç��o de Comissão, Comitê, Grupo de Trabalho, Colegiado e Conselho
  54. Finalístico: Cronograma Anual de Atividade
  55. Finalístico: Denúncias de Violação de Direitos Humanos
  56. Finalístico: Desenvolvimento de Ação
  57. Finalístico: Elaboração de Atos Normativos
  58. Finalístico: Elaboração de Estudos e Pesquisas
  59. Finalístico: Eleição de membros/ representantes
  60. Finalístico: Estímulo à criação e fortalecimento de Comitê, Conselho, Fórum
  61. Finalístico: Estratégias em Defesa da Proteção Integral dos Direitos da Criança e do Adolescente
  62. Finalístico: Fomento de A��ão de Saúde Mental
  63. Finalístico: Fomento de criação de Conselho, Coordenação, Comitê, Comissão, Grupo de Trabalho
  64. Finalístico: Formulação e Acompanhamento de Políticas Públicas
  65. Finalístico: Fortalecimento de Ouvidorias
  66. Finalístico: Implantação e acompanhamento de capacitação em Registro Civil de Nascimento (RCN)
  67. Finalístico: Monitoramento e Acompanhamento
  68. Finalístico: Obras e Empreendimentos
  69. Finalístico: Pensão Especial de Hanseníase
  70. Final������stico: Plano, Programa ou Projeto Nacional
  71. Finalístico: Posicionamento
  72. Finalístico: Realização de Evento
  73. Finalístico: Repúdio
  74. Finalístico: Reunião de Conselho, Coordenação, Comitê, Comissão, Grupo de Trabalho
  75. Finalístico: Solicitação de Proteção
  76. Finalístico: Violação de Direitos Humanos
  77. Finanças: Execução Financeira
  78. Finanças: Normatização Interna
  79. Gest��o da Informação: Normatização Interna e Externa
  80. Gestão de Contratos: Execução
  81. Gestão de Contratos: Prestação de Contas
  82. Gestão de Processos: Mapeamento e Modelagem
  83. Gestão de Projetos: Planejamento e Execução
  84. Gestão e Controle: Auditoria Interna
  85. Gestão e Controle: Demandas de Órgãos de Controle
  86. Material: Gestão de Materiais
  87. Orçamento: Acompanhamento de Despesa Mensal
  88. Orçamento: Contingenciamento
  89. Orçamento: Créditos Adicionais
  90. Orçamento: Descentralização de Créditos
  91. Orçamento: Programação/ Proposta Orçamentária
  92. Patrimônio: Gestão de Bens
  93. Pessoal: Acerto de Contas
  94. Pessoal: Adicional por Tempo de Serviço
  95. Pessoal: Admissão/ Nomeação
  96. Pessoal: Afastamento
  97. Pessoal: Aposentadoria
  98. Pessoal: Assentamento Funcional do Servidor
  99. Pessoal: Assistência à Saúde – Auxílio-Saúde
  100. Pessoal: Auxílio Funeral
  101. Pessoal: Auxílio Reclusão
  102. Pessoal: Capacitação
  103. Pessoal: Cessão de Servidor para outro Órgão
  104. Pessoal: Controle de Frequência
  105. Pessoal: Estágio – Dossiê do Estagiário
  106. Pessoal: Exoneração
  107. Pessoal: Folha de Pagamento
  108. Pessoal: Moradia
  109. Pessoal: Pensão Civil
  110. Pessoal: Progressão e Promoção
  111. Pessoal: Recrutamento e Seleção
  112. Pessoal: Restruturação de Cargos e Funções
  113. Pessoal: Sindic������ncia Investigativa
  114. Planejamento Estratégico: Elaboração do Plano Operacional
  115. Planejamento Estratégico: Elaboração e Gestão do Plano Estratégico
  116. Planejamento Estratégico: Gestão de Risco
  117. PROTOCOLO: Documento Externo
  118. Segurança Institucional: Automação e Controle Predial
  119. Segurança Institucional: Controle Acesso
  120. Segurança Institucional: Serviços de Vigilância
  121. SIGILOSO: Finalístico: Cooperação Internacional
  122. Solicitação: Material
  123. Solicitação: Serviço
  124. Solicitação: Transferência de Documentos
  125. Viagem: Diárias, Passagens e Relatórios

SEPPIR

TIPOS DE PROCESSO – Sistema Eletrônico de Informações – Finalísticos SEPPIR_versão provisória_16.02.2016

  1. Finalístico: Agenda de autoridades
  2. Finalístico: Apoio a demandas
  3. Finalístico: Capacitação e Formação em Igualdade Racial
  4. Finalístico: Comissão, Comitê, Grupo de Trabalho, Colegiado e Conselho
  5. Finalístico: Denúncias Externas
  6. Finalístico: Formulação e Acompanhamento de Políticas Públicas de PIR
  7. Finalístico: Manifestações (Repúdio, recomendação e outros)
  8. Finalístico: Participação em eventos/atividades de terceiros
  9. Finalístico: Plano, Programa ou Projeto
  10. Finalístico: SINAPIR – Adesão
  11. Finalístico: SINAPIR – Cadastro Nacional
  12. Finalístico: SINAPIR – Editais
  13. Finalístico: SINAPIR: Institucionalização das Políticas de PIR
  14. Finalístico: SINAPIR – Legislação

SPM

E TIPOS DE PROCESSO SEI – FINALÍSTICOS – Secretaria de Políticas do Trabalho e Autonomia Econômica das Mulheres – SAE /SPM/MMIDH

 

Tipos de Processo SEI – Finalísticos

 

Finalístico: Aquisição das Unidades Móveis
Finalístico: Atendimento à mulher do campo e da floresta
Finalístico: Casa da Mulher Brasileira
Finalístico: Central de Atendimento à Mulher – Ligue 180
Finalístico: Direitos sexuais e reprodutivos nas políticas de saúde
Finalístico: Estruturação institucional e fortalecimento das políticas públicas para as mulheres
Finalístico: Gênero e Diversidade na Escola
Finalístico: Incorporação da diversidade das mulheres nas políticas públicas
Finalístico: Mulher no mundo do trabalho, autonomia e Igualdade
Finalístico: Mulheres no esporte
Finalístico: Organismos de Políticas para as Mulheres
Finalístico: Pacto nacional de enfrentamento à violência contra a Mulher
Finalístico: Perspectiva de gênero nas políticas educacionais e culturais e formação de profissionais da educação
Finalístico: Pró-Equidade de Gênero e Raça
SNJ


Capacidade Tecnológica e Operacional

1) Scanners

SNJ
2 Scanners = 1 Protocolo e 1 Ilha de Digitalização

SEPPIR
Bloco A
4 Scanners = 1 Protocolo e 3 Finalísticas

SEPPIR
514
2 Scanners

SPM
5 Scanners = 1 Protocolo, 2 Final��sticas e 2 A Definir


Orientações para assinaturas de usuários externos ao Ministério (Procedimento)

Para que os documentos gerados no SEI recebam assinaturas de usuários externos, estes usuários deverão acessar o endereço sei.sdh.gov.br/usuarioexterno e efetuar o cadastro clicando na opção “Clique aqui se você ainda não está cadastrado”, após isto, deverão apresentar os documentos listados abaixo:

– Atos que comprovem a condição de representante legal da entidade/órgão, inclusive para assinaturas em nome da representada; Exemplos: portarias de nomeação, contratos/estatutos sociais, procurações etc. (cópias deverão ser autenticadas)
– RG
– CPF
– COMPROVANTE DE ENDEREÇO RESIDENCIAL

1) Para os casos de apresenta��ão presencial dos documentos, o usuário deverá comparecer ao protocolo central do Ministério.
2) Para os casos de envio pelo correio, os documentos deverão ser acompanhados por formulário (devidamente preenchido), que pode ser encontrado e as cópias deverão ser autenticadas. Segue endereço para postagem.

Endereço:
SCS – B – Quadra 09 – Lote C – Edifício Parque Cidade Corporate. Torre A. 9º Andar. Asa Sul. Brasília – CEP 70308-200.
Protocolo Central.

Para os casos em que o referido representante legal já se encontre na base de dados desta SDH/PR ou em sistemas estruturantes (SIAFI, SIASG, SICONV), a necessidade de envio dos documentos será pelo e-mail sei@sdh.gov.br com as seguintes informações:

– Assunto: Cadastramento Usuário Externo SEI.
– Arquivos em PDF
– Formulário (SEI 0062272) preenchido.

Para obter mais informações, envie e-mail para sei@sdh.gov.br.

Após o cadastro, o Coordenador da área, responsável pelo tema, deverá liberar o acesso e posteriormente, o documento a ser assinado ao usuário externo.


 

Orientações para Convênios (Fluxos)

Orientações para Licitações e Contratos (Fluxos)


Gerenciamento de Riscos

1) A não publicação do Decreto e organização das unidades administrativas no Ministério

Alto risco de ocorrer a prorrogação do lançamento do SEI e virada de chave

Alto impacto

2) Migração dos usuários AD para uma base central no Ministério

Alto risco que impacta no lançamento do SEI no Ministério e prorrogação do lançamento no dia 4/4

3) Servidor público responsável por assinaturas e autenticidades de documentos nos protocolos das Secretarias

4) Falta de scanners nas áreas responsáveis pelo maior número de processos administrativos

5) Resistências dos usuários ao uso do sistema

6) A não participação nos treinamentos e sobrecarga nos multiplicadores e na central de atendimento do SEI no Ministério

7) Impressões ocorrendo em áreas que ainda querem guardar cópias em papel

8) Inexistência de uma área responsável por coordenar e orientar os usuários com relação ao SEI e à gestão documental, tratamento dos documentos físicos no protocolo e arquivo.


 

Gerenciamento de Riscos

1) A não publicação do Decreto e organização das unidades administrativas no Ministério

Alto risco de ocorrer a prorrogação do lançamento do SEI e virada de chave

Alto impacto

2) Migração dos usuários AD para uma base central no Ministério

Alto risco que impacta no lançamento do SEI no Ministério e prorrogação do lançamento no dia 4/4

3) Servidor público responsável por assinaturas e autenticidades de documentos nos protocolos das Secretarias

SEPPIR: Alto impacto e risco moderado de não ser realocado de forma permanente um servidor para o protocolo. O problema já foi reportado à Secretária da área-meio e não obtive resposta até o momento.

4) Falta de scanners nas áreas responsáveis pelo maior número de processos administrativos

SEPPIR: Baixo risco e possibilidade de realocação física dos scanners para solução de eventuais problemas.

5) Resistências dos usuários ao uso do sistema

SEPPIR: Baixo risco. Uma pequena parte dos usuários pode oferecer resistência inicial apenas por não ter familiaridade ou facilidade com a operação do sistema.

6) A não participação nos treinamentos e sobrecarga nos multiplicadores e na central de atendimento do SEI no Ministério

SEPPIR: Risco moderado. Estamos reforçando via e-mail a necessidade de inscrição nos cursos e selecionamos um número grande de multiplicadores.

7) Impressões ocorrendo em áreas que ainda querem guardar cópias em papel

SEPPIR: Alto risco. O grande número de impressoras de médio porte espalhadas nas unidades favorece impressões desnecessárias e tal fato pode continuar após a virada de chave.

8) Inexistência de uma área responsável por coordenar e orientar os usuários com relação ao SEI e à gestão documental, tratamento dos documentos físicos no protocolo e arquivo.

SEPPIR: Alto risco. A Secretaria não dispõe de unidade de gestão documental que seja capaz de orientar sobre procedimentos para o tratamento dos arquivos ou de um arquivo centralizado para a guarda/tratamento dos arquivos correntes. As demandas sobre o SEI serão encaminhadas aos multiplicadores em cada área e ao apoio da SDH. Atualmente as dúvidas sobre rotinas de protocolo e arquivo são encaminhadas para mim (Hans), por ser o único arquivista, mas trabalho com outra área e esta não é minha ocupação principal.