Clique aqui para a versão em PDF.

Introdução

O presente trabalho é fruto de uma análise sobre o funcionamento dos Sistemas Eletrônicos de Informação no extinto Ministério das Mulheres, da Igualdade Racial, da Juventude e dos Direitos Humanos – MMIRJDH e no atual Ministério da Justiça e Cidadania – MJC, com o objetivo de visualizar os cenários, indicar os possíveis caminhos, rumo à integração e utilização do Sistema responsável pela criação e trâmite dos processos administrativos neste Ministério da Justiça e Cidadania.

A Secretaria de Direitos Humanos até então vinculada à Presidência da República – PR, a partir do dia 1º de julho de 2015, adotou, por determinação de Portaria Ministerial nº 289 de 29 de junho de 2015, o Sistema Eletrônico de Informações – SEI para a criação e tramitação de processos eletrônicos. Desta forma, será utilizado, para o MMIRJDH o período de 1º de Julho de 2015 até o momento.

Período:

Funcionamento do SEI desde o dia 1º de Julho de 2015 até agora.

Pessoas (Qntd) – Servidores, Colaboradores, Estagiários

  • SDH [ ~800 ] total
  • SEPPIR [ ~130 ] total (necessário atualizar)
  • SPM [ ~180 ] total (necessário atualizar)
  • SNJ [ ~28 ] total (parece que hoje são 14)

Integração do SEI com o Protocolo Integrado

Sim

Utilização do Módulo de Ouvidoria

Não

Utilização do Boletim Interno

Não

Módulo de cadastro de usu������������������rios externos para assinaturas de documentos

Sim

Tamanho em Arquivos do SEI

  • [ 272 ] Gigas de dados (Quase ¼ ocupado do que foi reservado)

Processos & Documentos no SEI

  • [ 25.079 ] processos
  • [ 78 mil ] documentos total

Tipos de Processos no SEI (Qntd)

  • [ 125 ] tipos de processos

Modelos de documentos no SEI (Qntd)

  • [ 159 ] modelos criados

Usuários com acesso ao SEI (Qntd)

  • 506 – Servidores, Colaboradores e Estagiários

Usuários Externos no SEI (Qntd)

  • [ 600 ] usuários externos

Trabalho referente aos Assuntos Finalísticos da SDH e tabela de temporalidade

Infraestrutura e Sistemas

  1. Quantidade de Máquinas (+/-1200 máquinas)
  2. Quantidade de Servidores (10 máquinas)
  3. Quantidade de Sistemas (14 Sistemas, 40 Sites/Sistemas web)

Cenários

Neste capítulo serão listados os assuntos e cenários que devem ser considerados

  1. Utilização do SEI
  2. Formatação do NUP
  3. Funcionamento dos Protocolos
  4. Usuários Externos
  5. Tipos de processos existentes e os novos
  6. Modelos de documentos
  7. Assuntos e tabela de temporalidade
  8. Usuários internos
  9. Cronograma

Utiliza��ão do SEI��

Definição 1) Qual será o Sistema SEI, em produção, que será utilizado? SEI-MMIRJDH ou SEI-MJ?

Nesta questão alguns pontos devem ser trabalhados. Em um formato claro de mensuração, a quantidade de processos, a quantidade de usuários externos, a quantidade de tipos de documentos gerados, modelos de documentos criados, textos padrões devem ser considerados.

Desta forma, tanto para o SEI em funcionamento no MMIRJDH quanto para o SEI no MJ, devem ser levantados os números referentes à:

– Quantidade de processos e documentos;
– Quantidade de modelos e textos padrões;
– Quantidade de usuários (internos e externos)

Após os números levantados as equipes técnicas e a camada de gestão poderão encontrar a solução mais viável e eficaz sobre a utilização do Sistema.

Todos os envolvidos devem ter uma visão clara destes cenários, tanto pelo prisma da equipe de negócio, de gestão documental quanto da equipe de tecnologia.

Se a definição for a de utilização do SEI-MJ, enxerga-se o seguinte cenário:

  • Utilização do SEI-MMIRJDH até a data limite para utilizarem o SEI-MJC. Após a data, o SEI-MMIRJDH será disponibilizado somente para consulta
    • Migração dos processos correntes através do barramento; ou
    • Migração dos processos correntes através do SEI multiórgãos (Justiça e Cidadania) sem a necessidade do barramento.
  • Após a migração total haverá a desativação do SEI-MMIRJDH

Possíveis soluções

As soluções devem considerar os caminhos e momentos para a utilização do SEI pelos usuários internos e externos do MMIRJDH e MJ. Neste sentido, alguns pontos devem ser levantados e a proposta deste documento, será em listar os caminhos e as soluções possíveis, com o máximo de diálogo entre as equipes envolvidas sobre os seguintes caminhos:

Soluç��o 1)  Se não ocorrer mudanças, não ocorrerá migração de bases e um identificador poderá ser criado para a Justiça e a Cidadania **

** Se o tema Cidadania for criado como um órgão (Secretaria) vinculado ao MJ como ocorre, por exemplo, com a STN e o MF, cada um com um SEI, não ocorrerá a migração de dados.

Mesmo se não ocorrer mudanças com relação a possíveis fusões ou migrações, devemos enxergar como funcionará a criação de processos e o funcionamento do Número Único de Protocolo – NUP, geração de números, por tipo de documentos, pois farão referência ao Ministério da Justiça e Cidadania.

Como solução técnica, para mitigar possíveis impactos futuros, poderá ser acrescentado um número (processos e documentos), uma letra (documentos) ou uma sigla (documentos) identificando cada Órgão.

Os sistemas funcionarão em ambientes separados, com os mesmos cabeçalhos, devendo assim, o NUP ter um identificador, através de número, letra ou sigla, que diferencie os Órgãos, já que pelo SIORG, só poderíamos alterar com o “id” exato no SEI, vinculando às Unidades Protocolizadoras, do então criado MJC, somente em 2018, por determinação da Portaria Interministerial nº 705, de 22 de junho de 2015 e pela Portaria Interministerial nº 2.162, de 24 de dezembro de 2015.

Questões relacionadas:

  • Como ficará a criação e trâmite de um Ofício para um externo? A numeração identificará o MJC ou a Justiça e a Cidadania em separado?
  • Todos os procedimentos deverão ser pensados para os cenários de utilização dos SEIs em paralelo até a virada de chave;
  • A Cidadania (MMIRJDH) poderá identificar os seus processos no SEI-MJ com a devida numeração sequencial? ou a faixa do NUP anual já está no limite para isto?
  • Como ficarão os processos já gerados? Os SEIs deverão coexistir para sempre? Um como consulta e outro para a efetiva utilização?
  • Para o link do SEI-MMIRJDH terá como página inicial somente a pesquisa avançada e nenhuma tela de login e senha deverá ser disponibilizada?

Solução 2) Migração e trâmite dos processos correntes através do barramento de forma manual pelos usuários

Nesta solução, uma data de virada de chave será definida para que todos utilizem o “novo” SEI-MJC. Até esta data os SEIs, do MMIRJDH e do MJ, funcionarão em seus ambientes de forma separada e seguirão o que estiver contido na solução 1).

O SEI-MMIRJDH ficará ativo somente para consultas e quando houver a necessidade de tramitação de um processo corrente existente no SEI-MMIRJDH ou criação de um documento, este deverá ser enviado através do Barramento, projeto criado para ocorrer a comunicação entre os sistemas de processos eletrônicos.

Neste formato de solução, há interdependências entre os projetos como também referente à data para o lançamento do projeto Barramento.

Até a virada de chave haverá o trabalho das equipes para parametrizar o “novo” SEI-MJC para receber os novos processos criados pelas equipes da Cidadania.

Questões relacionadas:

  • Quais os tipos de processos que devem se criados?
  • Todos os modelos de documentos no SEI-MJ são suficientes para a Cidadania?
  • Como ficarão os modelos de documentos favoritados no SEI-MMIRJDH?
  • Como ficarão os textos padrão até então criados no SEI-MMIRJDH?
  • Como serão migrados os Usuários Externos?

Solução 3) Criação de um novo Órgão no SEI-MJ e a possível migração de bases em dois momentos

Se a decisão for de uso do SEI-MJ, temos que compartilhar ideias com a equipes envolvidas sobre a possibilidade de um SEI “Multiórgãos”, com reflexividade para os Órgãos MMIRJDH e MJ. Esta solução é viável para que ocorra o trâmite dos processos sem interferência direta no banco de dados, porém deve ser testada exaustivamente através dos ambientes de homologação e de testes para avaliarmos a dinâmica deste funcionamento. Os usuários farão o trâmite entre órgãos de acordo com a necessidade dos encaminhamentos.

Cabe lembrar que esta solução (Plano B) será interessante se não houver a entrega, a tempo, do projeto Barramento (canal de comunicação entre sistemas, para o envio de processos administrativos eletrônicos), operacionalizado pelo Ministério do Planejamento.

Como fazer?

Em um primeiro momento, com uma data definida, para esta atividade, a base do SEI-MMIRJDH será “migrada” para o Órgão Cidadania (MMIRJDH), recém criado na base do SEI-MJ. As equipes realizarão testes com relação à criação e trâmite processual entre os Órgãos. Haverá, no decorrer destes testes, a análise da integralidade à luz da geração da numeração processual e documental.

Após a migração, nesta primeira fase, os usuários poderão enviar os processos da Cidadania para a Justiça e se for o acaso até que seja feita a migração total em duas fases para o definitivo MJC.

Questões relacionadas:

  • Como ficarão os modelos de documentos favoritados no SEI-MMIRJDH?
  • Como ficarão os textos padrão?
  • Como serão migrados os Usuários Externos?

Solução 4) Ocorrer a migração total das informações na base do SEI-MMIRJDH para o SEI-MJ

Não se aplica pela complexidade e riscos envolvidos. Poderia ocorrer através de um módulo espec��fico para o SEI para que se fa��a o envio de forma automática dos processos, documentos, modelos, usuários externos, textos padrão etc. Porém, levaria muito tempo para um possível desenvolvimento de um módulo de migração pela comunidade.

Conclusão sobre as possíveis soluções

A solução mais indicada, dentre as recomendadas em tela, se os prazos estiverem sincronizados, será para a utilização do barramento. Recomenda-se a utilização dos Sistemas até que o SEI que receberá os processos esteja organizado e pronto.

O principal motivo é que o projeto barramento está sendo testado e avaliado há um tempo e  a utilização do barramento, para a comunicação entre os sistemas, trará menos impacto, resistência dos usuários e proporcionará segurança aos procedimentos relacionados à migração.

De forma gradativa e de acordo com a necessidade de tramitação, o usuário faria o envio para o SEI-MJC. Lembrando que para esta solução o SEI disponibilizado somente para consulta poderá também ser acessado para que possa enviar os processos.


Formatação do NUP

Alguns pontos devem ser considerados pelas equipes envolvidas:

  • Análise do consumo da faixa já utilizada pelo MJ até 2018;
  • A publicação pelo MPOG de nova faixa para consumo do MJC até 2018;
  • Unidade Protocolizadora única como identificador de todo o Órgão;
  • Possível identificador numeral no NUP para diferenciar os processos da Justiça e os processos da Cidadania. No MMIRJDH, já ocorre a identificação através do “2” no início do número sequencial em seu NUP.
  • Definição do NUP até 2018 com a utilização do número, identificador de UPs, vindo do SIORG.

Funcionamento dos Protocolos

A priori, o recebimento deverá ser feito de forma centralizada, para facilitar o envio ao arquivo e organização dos documentos no suporte papel. Porém, em um primeiro momento, não havendo fusão física das áreas, os protocolos funcionarão como estão hoje: com acesso a uma única caixa de Protocolo com envio às áreas responsáveis pelo processo.

Organograma e Unidades Administrativas

As unidades criadas em Decreto deverão ser espelhadas no SIP/SEI. A principal preocupação é de como ficará o funcionamento do SEI-MMIRJDH com a nova estrutura. Após a mudança, as unidades geradoras deverão encaminhar os processos gerados para as novas caixas.

A recomendação é que a responsabilidade pela movimentação dos processos seja delegada para os usuários responsáveis pelas áreas, não esquecendo de “fechar” os documentos com as suas respectivas assinaturas, pois os processos que até então foram gerados pela unidade, quando tramitarem, serão reconhecidos pelo SEI, já na nova unidade, como recebidos, não podendo assim, receber assinaturas em momento posterior.

Usuários Externos

Os usuários externos devem saber qual será o canal de comunicação único e organizado de forma centralizada para a posterior liberação de acesso. O link, para assinatura de um documento, será enviado para o usuário de forma de transparente. Devendo, desta forma, a equipe planejar como deverá sincronizar o momento para desativação de um cadastro, e utilização do cadastro único.

A recomendação é que este formulário seja o primeiro a ser desativado no SEI disponibilizado somente para consulta, para que a liberação dos novos usuários externos ocorram já no SEI em produção que receber os novos e os processos existentes.

Tipos de processos existentes e os novos

Os processos deverão continuar com os devidos números únicos de protocolo, cabeçalhos até então criados, com a devida identificação do Órgão gerador, numeração empregada. Para uma possível solução, os processos correntes nas áreas deverão estar presentes no “SEI ativo”.

Deve-se existir uma data limite para o envio dos processos e os devidos prosseguimentos para inclusão de novos documentos e sendo assim, tendo a continuidade do trâmite processual.

O envio de processos poderá ser realizado através do Barramento ou pelo SEI multiórgãos (sem dependência do Barramento). Para a segunda opção, a base do SEI, para consulta, será migrada para o SEI que receberá os processos. Durante o período até a data da virada, um dos sistemas será disponibilizado somente para consultas de processo.

Modelos de documentos

Os modelos de documentos são relacionados às unidades administrativas. Desta forma, para que se possa migrar os modelos deve-se existir o organograma das unidades já formatadas no SEI. Não há indicação de tal prática realizada pelos órgãos e a recomendação é que sejam refeitos os que não existirem no SEI que receberá os processos.

Assuntos e tabela de temporalidade

A equipe responsável deverá avaliar a faixa de utilização dos assuntos. Os códigos já utilizados pelo MJ e os que foram criados para a SDH. Os assuntos trabalhados pela SEPPIR, SPM e SNJ ainda não foram incluídos no SEI.

Usuários internos

Os usuários devem acessar a rede do Órgão para que acesse o SEI. Desta forma, antes da utilização do sistema, os usuários deverão ter acesso através do AD, se for windows, e LDAP, se for linux. Neste momento, as equipes da SDH e da SEPPIR estão na mesma rede, a equipe da TI do MMIRJDH está aguardando a migração dos usuários da SPM e SNJ.

Este processo de migração deverá ser planejado e orquestrado pela equipe de TI responsável pela infraestrutura do MMIRJDH e do MJ.

Explicação através de infográficos:

SEI-MJC

** Considere o SEI-MMIRJDH como sendo SEI-SDH.

Cronograma

Com o grupo de trabalho formado, a equipe dever�� elaborar documento com as seguintes entregas:

  • Fase 1) Diagnóstico e avaliação dos cenários (1 semana)
  • Fase 2) Escolha da solução (1 semana)
  • Fase 3) Planejamento das ações (1 semana)
  • Fase 4) Execução do plano de migração (pelo barramento ou multiórgãos) com as equipes de TI e negocial (2 semanas)
  • Fase 5) Testes nas bases de homologação e treinamento da solução (1 semana)
  • Fase 6) Testes na geração de processos, criação de documentos e tramitação (1 semana)
  • Fase 7) Definição da data para a virada de chave ocorrer
  • Fase 8) Execução em produç������o e lançamento para uso do SEI único.